組織の存続に関わる致命的な問題となる
古今東西、正確な情報伝達は人が人に何かを伝える際の極めて難しい課題です。特に戦闘集団のような組織においては、伝え方一つが作戦の成否、ひいては組織の存続に関わる致命的な問題となるため、最重要のテーマの一つです。
近年、IT技術の発達により、いつでもどこでもボタン一つで情報を送れるようになり、電話やメールだけの時代と比べると格段に利便性は向上しました。
情報を受け取る相手はアナログ
現代では、情報伝達がいかに容易になったとはいえ、情報を受け取る相手はアナログな生身の人間であることに変わりはありません。
例えば、夜中に仕事の伝達事項を思い出し、相手の状況を考慮せずメールを送ったとします。受け取った側は、その要件を読んで考え込み、結果として睡眠を妨げられるといった影響が出るかもしれません。
もちろん、深夜の連絡を気にしない人もいるでしょう。
しかし、多くの場合、緊急性のない連絡を深夜に送ることは、配慮を欠いた行為と見なされ、マナー違反と受け取られかねません。特に緊急性がなければ、翌朝の勤務時間帯に送信されるよう、予約送信機能を活用するのが賢明な対応と言えます。
伝え方における配慮
ビジネスにおいて、「伝え方」における配慮の有無は、相手の態度や信頼関係の構築に大きく影響します。
形式を重んじすぎるとメッセージが伝わりにくくなる一方、過度にフレンドリーすぎると信頼感を損ねる可能性があります。相手に応じてスタイルを変える柔軟性は重要ですが、過度に意識しすぎると疲弊し、持続が困難になるという問題もあります。
メッセージを正確に伝えようと意識するあまり、必要以上に丁寧に長文になりがちです。しかし、長文化はかえって読む側の負担を増大させ、伝達効率を低下させる原因となります。
したがって、情報リテラシーを学び、自分にとって無理のない最適なコミュニケーションパターンを確立することが重要です。
特に長文になる場合は、まずチャットやメッセンジャーなどで要点や概要を先行して伝え、その後にメール、電話、あるいは対面といったツールで詳細を補足し、結論をクロージングする手法が有効です。内容や立場、状況に応じて複数のツールを使い分けることこそが、円滑で効率的なコミュニケーションの鍵と言えるでしょう。
